Klauzule informacyjne

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla osób prowadzących działalność gospodarczą zainteresowanych współpracą

 i będących klientami oraz ich reprezentantów, przedstawicieli, pełnomocników, pracowników

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które DEC Poland Tekpro sp. z o.o. („Spółka”) z siedzibą w Mielcu przetwarza jako administrator danych osobowych, sposobów wykorzystania tych danych a także praw osób fizycznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Adresatami niniejszej informacji są osoby fizyczne będące:

  • Klientami / partnerami, usługobiorcami, w tym potencjalnymi Spółki;
  • wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów / potencjalnych klientów;
  • innymi osobami, których dane są przetwarzane w celach wykonania umów pomiędzy klientami a Spółką, w tym w celu wystawienia lub realizacji faktur.

W niniejszej klauzuli informacyjnej Spółka, będąca administratorem danych osobowych („ADO”) informuje w szczególności o celu oraz sposobie w jaki gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe, o podstawie prawnej w oparciu o którą przetwarza Państwa dane osobowe, jak również o przysługujących Państwu prawach.

Kontakt z ADO w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych lub realizacji praw osoby, której dane dotyczą możliwy jest pod adresem mailowym: tekpro@dec-group.pl oraz korespondencyjnym: DEC Poland Tekpro sp. z o.o.,  ul. Wojska Polskiego 9, 39-300 Mielec.

Rodzaje danych osobowych, źródło pozyskania danych

W związku ze współpracą (możliwością nawiązania współpracy) pomiędzy Państwem a naszą Spółką, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

przy czym zakres przetwarzanych danych jest każdorazowo determinowany celami przetwarzania.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a naszą Spółką, podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z naszą Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką, a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez ADO w określonych poniżej celach. 
Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz okres przetwarzania danych w tym celu. 

I.
CEL: zawarcie i wykonanie umowy

PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów .

II.

CEL: wykonanie umowy pomiędzy Spółką a innym podmiotem – jeżeli są Państwo osobami wskazanymi przez ten podmiot jako osoby do kontaktów lub reprezentantami takiego podmiotu będącego osobą prawną

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. lit.  f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest wykonywanie umowy pomiędzy Spółką a innym podmiotem, ochrona praw, dochodzenie roszczeń
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

III.

CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji

PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 lit. c) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów prawa.

IV.
CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów.

V.
CEL: marketing usług własnych

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest informowanie osób pozostających w bieżących relacjach z administratorem o usługach administratora;

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – odrębna, dobrowolnie wyrażona zgoda – w przypadku osób nie pozostających w bieżących relacjach z administratorem.

OKRES PRZETWARZANIA: do czasu uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO lub cofnięcia zgody

Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana  dane osobowe mogą być ujawniane naszym zaufanym partnerom biznesowym, tj. podmiotom z którymi współpracujemy, w celach o których mowa powyżej, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe i kadrowe,  realizującym dostawę przesyłek pocztowych/kurierskich, agencjom marketingowym, rekrutacyjnym, firmom windykacyjnym i audytorskim, bankom, operatorom płatności a ponadto organom bądź osobom trzecim, które wystąpią ze stosownym żądaniem, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.

Transfer danych

Informujemy, że Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego tj. do Szwajcarii na podstawie Decyzji Komisji (UE) 2000/518/WE z dnia 26.07.2000 r. oraz Decyzji Wykonawcza Komisji (UE) 2016/2295 z dnia 16.12.2016 r. zmieniającej decyzje 2000/518/WE, 2002/2/WE, 2003/490/WE, 2003/821/WE, 2004/411/WE, 2008/393/WE, 2010/146/UE, 2010/625/UE, 2011/61/UE oraz decyzje wykonawcze 2012/484/UE i 2013/65/UE w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych przez niektóre państwa, na podstawie art. 25 ust. 6 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w celach związanych z realizacją wiążących umów w ramach grupy kapitałowej DEC. Dane osobowe nie będą przekazywane do innych państw trzecich/organizacji międzynarodowych.

Uprawnienia

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pan odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.

Zwracamy uwagę, że:

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO osoba, której dane dotyczą może złożyć skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla kontrahentów (dostawców i poddostawców), ich reprezentantów, przedstawicieli, pełnomocników, pracowników

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które DEC Poland Tekpro sp. z o.o. („Spółka”) z siedzibą w Mielcu przetwarza jako administrator danych osobowych, sposobów wykorzystania tych danych a także praw osób fizycznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Adresatami niniejszej informacji są osoby fizyczne będące:

  • dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, kontrahentami, w tym potencjalnymi Spółki;
  • wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich dostawców, usługodawców, podwykonawców, kontrahentów;
  • innymi osobami, których dane są przetwarzane w celach wykonania umowy pomiędzy dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, kontrahentami a Spółką, w tym w celu wystawienia lub realizacji faktur.

W niniejszej klauzuli informacyjnej Spółka, będąca administratorem danych osobowych („ADO”) informuje w szczególności o celu oraz sposobie w jaki gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe, o podstawie prawnej w oparciu o którą przetwarza Państwa dane osobowe, jak również o przysługujących Państwu prawach.

Kontakt z ADO w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych lub realizacji praw osoby, której dane dotyczą możliwy jest pod adresem mailowym: tekpro@dec-group.pl oraz korespondencyjnym: DEC Poland Tekpro sp. z o.o.,  ul. Wojska Polskiego 9, 39-300 Mielec.

Rodzaje danych osobowych, źródło pozyskania danych

W związku ze współpracą (możliwością nawiązania współpracy) pomiędzy Państwem a naszą Spółką, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

  • imiona i nazwiska
  • adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
  • numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
  • numer PESEL,
  • stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
  • specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej);
  • numer rachunku bankowego,
  • informacje o certyfikatach i nadanych uprawnieniach (dokumenty potwierdzające uprawnienia zawodowe lub specjalistyczne)

przy czym zakres przetwarzanych danych jest każdorazowo determinowany celami przetwarzania.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a naszą Spółką, podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z naszą Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką, a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są przez ADO w określonych poniżej celach. 
Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz okres przetwarzania danych w tym celu. 

I.
CEL: zawarcie i wykonanie umowy

PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów .

II.

CEL: wykonanie umowy pomiędzy Spółką a innym podmiotem – jeżeli są Państwo osobami wskazanymi przez ten podmiot jako osoby do kontaktów lub reprezentantami takiego podmiotu będącego osobą prawną

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. lit.  f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest wykonywanie umowy pomiędzy Spółką a innym podmiotem, ochrona praw, dochodzenie roszczeń
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO

III.

CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji

PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 lit. c) RODO

OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów prawa.

IV.
CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia

OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów.

V.
CEL: marketing usług własnych

PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest informowanie osób pozostających w bieżących relacjach z administratorem o usługach administratora;

art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – odrębna, dobrowolnie wyrażona zgoda – w przypadku osób nie pozostających w bieżących relacjach z administratorem.

OKRES PRZETWARZANIA: do czasu uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO lub cofnięcia zgody

Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana  dane osobowe mogą być ujawniane naszym zaufanym partnerom biznesowym, tj. podmiotom z którymi współpracujemy, w celach o których mowa powyżej, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi księgowe i kadrowe,  realizującym dostawę przesyłek pocztowych/kurierskich, agencjom marketingowym, rekrutacyjnym, firmom windykacyjnym i audytorskim, bankom, operatorom płatności a ponadto organom bądź osobom trzecim, które wystąpią ze stosownym żądaniem, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.

Transfer danych

Informujemy, że Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego tj. do Szwajcarii na podstawie Decyzji Komisji (UE) 2000/518/WE z dnia 26.07.2000 r. oraz Decyzji Wykonawcza Komisji (UE) 2016/2295 z dnia 16.12.2016 r. zmieniającej decyzje 2000/518/WE, 2002/2/WE, 2003/490/WE, 2003/821/WE, 2004/411/WE, 2008/393/WE, 2010/146/UE, 2010/625/UE, 2011/61/UE oraz decyzje wykonawcze 2012/484/UE i 2013/65/UE w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych przez niektóre państwa, na podstawie art. 25 ust. 6 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w celach związanych z realizacją wiążących umów z klientami w ramach grupy kapitałowej DEC oraz w oparciu o przepisy prawa, w przypadku, gdy konieczne będzie przekazanie danych osobowych w dokumentacji powykonawczej. Dane osobowe nie będą przekazywane do innych państw trzecich/organizacji międzynarodowych.

Uprawnienia

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

  • dostępu do danych;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania danych;
  • przenoszenia danych;
  • sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes ADO);
  • cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).

Realizacja tych uprawnień zależy od warunków określonych w RODO. W przypadku odmowy uwzględnienia żądania otrzyma Pani/Pan odpowiedź z uzasadnieniem odmowy.

Zwracamy uwagę, że:

  • prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
  • prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonania umowy;
  • cofnięcie zgody na przetwarzanie danych jest dopuszczalne w każdym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;
  • wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych jest dopuszczalne w każdym momencie i powinno zawierać uzasadnienie;
  • ADO może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • w niektórych przypadkach ADO może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO osoba, której dane dotyczą może złożyć skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

KLAUZULA INFORMACYJNA

dotycząca przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji e – mailowej

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które DEC Poland Tekpro sp. z o.o. z siedzibą w Mielcu („DEC”) przetwarza, jako administrator danych osobowych, w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, w związku z korespondencją elektroniczną wychodzącą i przychodzącą na adresy mailowe należące do DEC.

Administrator danych

Administratorem danych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznych jest DEC Poland Tekpro spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Mielcu, ul. Wojska Polskiego 9, 39-300 Mielec, KRS: 0000275829, REGON: 180203226, NIP: 8172041147.

Kontakt z ADO w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych lub realizacji praw osoby, której dane dotyczą możliwy jest pod adresem mailowym: tekpro@dec-group.pl oraz korespondencyjnym: DEC Poland Tekpro sp. z o.o.,  ul. Wojska Polskiego 9, 39-300 Mielec.

Cele i okresy przetwarzania danych

Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e – mailowej, zawarte w treści korespondencji, w celu:

  • umożliwienia kontaktu e – mailowego z administratorem (jego pracownikami i współpracownikami) oraz podejmowania kontaktu z adresatami;
  • dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami;
  • przyjmowania zleceń, pism, zgłoszeń, wniosków w formie elektronicznej;
  • ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Korespondencję przechowujemy przez 2 lata, chyba że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będą przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.

Podstawy prawne przetwarzania danych

Podstawami prawnymi przetwarzania danych zawartych w korespondencji e- mailowej, w celach wyżej wskazanych, są:

  • prawnie uzasadniony interes administratora oraz nadawców wiadomości mailowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem;
  • niezbędność do realizacji umowy zawartej z klientami lub kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) – w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy;
  • dobrowolnie wyrażona zgoda – jeżeli w korespondencji znajdą się dane szczególnych kategorii. Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, zostanie poproszony o jej udzielenie. Brak zgody jest równoznaczny z brakiem możliwości przetwarzania danych szczególnych kategorii przez administratora;
  • dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające – jeżeli nadawca poprosi o udzielnie informacji dotyczących marki administratora, jego produktów lub usług – wysłanie zapytania oznacza wyrażenie zgody na przesłanie nadawcy przez administratora informacji handlowych na podany adres e – mail, w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną);
  • prawnie uzasadniony interes administratora polegający na dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych osobowych

Administrator może ujawnić treść korespondencji wyłącznie w celu dochodzenia swoich roszczeń oraz podmiotom współpracującym z administratorem w celu realizacji określonych usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej, hostingu, obsługi IT, windykacji, usług doradczych, audytorskich, obsługi administracyjnej, księgowo – podatkowej. 

Uprawnienia podmiotów danych

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

  • dostępu do danych;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania danych;
  • otrzymania kopii danych;
  • przenoszenia danych;
  • sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes ADO);
  • cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda) bez podawania przyczyny i bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Zwracamy uwagę, że:

  • prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
  • prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy;
  • administrator może odmówić usunięcia danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • w niektórych przypadkach administrator może odmówić uwzględnienia sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności podmiotu danych lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Od dnia 25 maja 2018 r. osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie.